Plik ma dać się znaleźć, zrozumieć i przekazać dalej.
Przygotowujemy, skanujemy i opisujemy firmowe archiwa: dokumentację projektową, teczki klientów, materiały techniczne oraz zasoby administracyjne. Zakres ustalamy na próbnej partii, zanim ruszy całość.
Zobacz, co dzieje się przed skanowaniem
Każdy etap zostawia kontrolowalny wynik.
Nie niszczymy porządku papieru po to, by stworzyć chaos w plikach.
- Uzgadniamy, co stanowi jednostkę dokumentacji i które relacje trzeba zachować.
- Na partii pilotażowej sprawdzamy czytelność, nazwy, wyszukiwanie oraz czas pracy.
- Wyjątki odkładamy do osobnej decyzji zamiast dopasowywać je siłą do reguły.
- Kontrola jakości porównuje liczbę, kolejność i losową próbkę zawartości.
Pamięć firmy ma pozostać użyteczna.
Naszym celem nie jest wyprodukowanie największej liczby skanów, lecz zasobu, do którego zespół potrafi wrócić bez tłumacza.
Wizją Archiwum Użytkowego są organizacje, które wiedzą, jakie dokumenty posiadają, kto może je zobaczyć i kiedy kończy się ich realna wartość. Dlatego mówimy również o brakowaniu, uprawnieniach i odpowiedzialności za późniejsze utrzymanie.
Zacznijmy od krótkiej wiadomości albo rozmowy.
Podaj rodzaj dokumentacji, przybliżoną liczbę pudeł lub segregatorów, wymagany termin oraz to, jak dziś szukacie informacji. Nie przesyłaj poufnych skanów w pierwszym kontakcie.